- Filière : Administrative
- Cadre d’emploi : Adjoint administratif première
- Dernier diplôme obtenu : CAP ESAC, BEP ACC et BAC PRO DE COMPTABILITE.
Situation fonctionnelle
- Résidence administrative du poste : Hôtel de région
- Rattachée à: Direction générale adjointe de l’emploi et du développement humain
- Direction : Emploi, alternance et formation professionnelle
- Service : Etudes, prospectives et programmation
Horaires du poste :
- 35 h par semaine
- A temps complet oui
- Plages mobiles : lundi-mardi-jeudi ( 7h00-8h30/ 12h00-14h00/ 16h00-18h30) et vendredi (7h00-8h30/12h00-14h00)
- Plages fixes :lundi-mardi-jeudi (8h30-12h00/14h00-16h00) et vendredi (8h30-12h00)
Conditions d’exercice :
- travail en bureau
- travail en équipe
- horaires réguliers, amplitude variable en fonction des obligations de service public
- déplacements occasionnels ( missions à l’extérieur)
Positionnement :
Poste N+1 : Chef de service
Poste N-1 : néant
Critères de performance:
- Qualité de prise en charge des demandes
- Satisfaction des partenaires et des usagers
- Satisfaction de la hiérarchie
Relation fonctionnelle :
- les autres gestionnaires instructeurs
- relation avec les élus dans le cadre de commissions, instances de pilotage et de comités techniques
- relation permanente avec les autres directions de la collectivité (DMP-DAF-DAEC)
- relation fréquente avec les autres services de la direction ( CAT, audit)
- relation fréquente avec les partenaires institutionnels ( services déconcentrés de l’Etat, organismes consulaires, inspection académique et rectorat, pôle emploi, mission locale et structures AIO, OPCA, CARIF OREF, organismes publics et privés de formation, organisations professionnelles de branches, tissu associatif
- représentation de la collectivité auprès des autres structures régionales( ER2C,CRFP)
Enjeux, contraintes et difficultés :
- Poste très polyvalent
- Environnement aux enjeux politiques élevés
- Médiatisation des dispositifs
- Veille juridique régulière
- Analyse des tendances et facteurs d’évolution
Principales activités :
Mise en œuvre du programme régional de formation professionnelle :
- participer à l’élaboration de l’appel à proposition
- instruction des offres
- rédiger des notes et rapports d’analyse nécessaires à l’instruction des dossiers et à la prise de décision
- présenter les rapports en CAO
- archiver
- participer à l’évaluation des programmes d’intervention
Suivi et contrôle de la gestion administrative et financière des marchés publics, des conventionnements et des dispositifs:
- élaboration des ordres de services par action
- mise en paiement (avances, acomptes, soldes)
- visite en centre (démarrage – milieu - fin des actions)
- traitement des demandes des OF
- alerter la hiérarchie des risques de dysfonctionnement , à court, moyen et long terme inhérents à un projet ou à l’exécution d’un marché
- vérification de l’exécution du marché à partir des pièces justificatives et du bon déroulement de l’action (pédagogique, administratif et financier)
Suivi co-financement FSE
- élaboration de la demande FSE ( marchés/convention)
- participation aux comités de sélection
- gestion et suivi des tableaux de bord
Demande de subvention :
- instruction et traitement des demandes
- rédaction de courriers divers
- rédaction de rapports (commission sectorielle, commission permanente)
- rédaction de projets de délibération et de conventions
- suivi administratif et financier des conventions ( respect des engagements pris et mises en paiement)
- gestion et suivi des tableaux de bord
Développement et animation des partenariats , des réseaux d’opérateurs et d’acteurs socio-économiques :
- traduire les orientations politiques définies dans le PRDF en plans d’actions, modes d’intervention et/ou projets avec les partenaires
- communiquer sur les dispositifs de la collectivité (salons, forum, manifestations diverses)
- participer à l’amélioration du partenariat définit avec les centres de formation
- participer à des réunions de travail
- rédiger des comptes rendus réguliers
Profil requis
- Expérience : 3 ans ( instruction de demande de subvention, marchés publics, FSE)
- Niveau de formation: III
- Compétences requises
Savoirs :
- cahiers des charges
- procédures d’achat public
- règles d’instruction FSE
- étapes générales d’un processus de programmation
- procédures internes au service – direction -autres directions (DMP-DAEC-DAF)
- finances publiques
- principes de la gestion budgétaire
- démarche qualité
Savoirs faire :
- bonne expression écrite et orale
- respect des délais prescrits
- maîtrise de l’outil informatique et des outils bureautique
Savoirs être :
- autonomie et sens de l’organisation
- esprit d’équipe
- sens de l’analyse et de l’écoute active
- polyvalence et capacité d’adaptation
- esprit de synthèse
- forte qualité relationnelle
- disponibilité et discrétion
